Управление контрактами

Без заключения договоров сегодня не обходится ни одна организация. Важность и целесообразность организации электронного договорного документооборота признают все. Ведь потеря одного важного договора и неисполнение обязательств по нему может грозить организации огромными неустойками, не говоря уже о потере реноме в деловых кругах.

Когда мы говорим про системы управления контрактами (договорами), то мы подразумеваем автоматизацию полного жизненного цикла любого договора. 

Таким образом, система управления договорами выполняет две основные задачи: управление контрактами и хранение контрактов.

Процесс управления содержит следующие стадии

  • Создание карточки контракта
  • Заполнение обязательных полей
  • Создание текста контракта
  • Согласование контракта (на этой стадии происходит контракт «приобретает» бумажную версию и оригинал хранится в бумажном архиве)
    • Инициация процесса согласования Контракта
    • Отправка уведомления согласующему лицу
    • Принятие решения
    • Присвоение категории контракту
    • Просмотр статусов из интерфейса SAP
  • Контроль исполнения
    • Распределение задач по контракту
    • Создание контроля сроков исполнения
  • Анализ и сопровождение
  • Закрытие контракта (на этой стадии контракт архивируется в электронное хранилище документов)

Схема процесса управления бумажным и электронным архивом

Бумажный архив

  • Присвоение классификации контракта
  • Создание связи электронного документа с бумажной версией
  • Указание места физического расположения документа
  • Просмотр документа и его места расположения в архиве из ERP-системы

Электронный архив

  • Передача контракта на архивное хранение
  • Указание срока хранения
  • Удаление по истечению срока хранения
  • Продление срока хранения

Автоматизация договорной деятельности позволяет в значительной степени снизить время подготовки и согласования договоров, свести к минимуму количество спорных ситуаций и штрафов, а также создать единое упорядоченное хранилище договоров/контрактов.