Livelink ECM – Employee Information Management (EIM)

Управление личными делами сотрудников на платформе Livelink ECM

Сегодня, как и много лет назад, значительную часть рабочего времени службы управления персоналом
по-прежнему занимает ручная обработка бумажных документов сотрудников. Учет изменений личных дел, условий медицинского страхования, бонусных схем и т. д. – вот неполный перечень тех рутинных операций, которые должны ежедневно выполнять специалисты корпоративной службы управления персоналом. Кроме того, специалист по кадровому учету должен проверить достоверность представленных в документах данных, а также использовать ряд транзакций для того, чтобы посмотреть и/или исправить основные данные в системе SAP ERP HCM (Human Capital Management).

Работа с бумажными документами является наиболее трудоемкой задачей для службы персонала, поскольку требует дополнительного времени для поиска документов в бумажном архиве, сортировки и регистрации входящих документов, не говоря уже о постоянной сверке бумажных документов с данными SAP ERP HCM. Работа еще более усложняется, когда личные дела сотрудников должны быть переданы из одного подразделения в другое. В целом, это затратный по времени процесс и, к тому же, очень чувствительный к возможным человеческим ошибкам, а также чреватый ненадлежащим исполнением Федерального закона Российской Федерации «О персональных данных» от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ.

Livelink ECM – EIM обеспечивает службу управления персоналом полноценным решением по управлению личными делами, а также автоматизирует ручные процессы. Все электронные копии бумажных документов (автобиографии, заявления, запросы и т. д.) сотрудников и кандидатов, основные данные, а также внутренние документы размещаются в электронном личном деле. Решение обеспечивает немедленный доступ к документам и данным пользователям в соответствии с полномочиями. Это гарантирует, что вся работа службы управления персоналом, все корпоративные бизнес-процессы выполняются быстро, эффективно и с полной защитой конфиденциальной персональной информации сотрудников.

Благодаря Livelink ECM – EIM все основные данные персонала и оригинальные документы могут быть представлены в интерфейсе SAP в структурированном каталогизированном виде, аналогичном дереву папок в Windows Explorer.

Более нет необходимости в длительных, трудоемких поисках необходимых документов в транзакциях SAP и на сетевых серверах. Это минимизирует ошибки и высвобождает время для производительной деятельности.

Преобразование HR в стратегически важное подразделение

Применение технологий управления контентом (Enterprise Content Management – ECM) поможет преобразовать Вашу службу управления персоналом из рутинного административного в стратегически важное для компании подразделение. Вместо того, чтобы копировать и раскладывать по пакам документы, с помощью Livelink ECM – EIM сотрудники службы персонала могут автоматизировать большинство задач и сконцентрироваться на стратегически важных направлениях работы, таких как рекрутинг, развитие персонала, аттестации, разработка бонусных схем и др. Служба управления персоналом, ориентированная на поддержку стратегических целей компании, приносит ей наибольшую пользу.

Удобное представление информации, быстрая навигация

Система Livelink ECM – EIM разработана исходя из наиболее высоких требований современных служб управления персоналом. Иерархически организованные каталоги документов предоставляют HR специалистам возможность организовать доступ к данным и документам наиболее удобным образом. Используя имя или табельный номер сотрудника, инспектор может получить мгновенный доступ ко всем необходимым документам без длительного поиска. Вне зависимости от того, что является предметом поиска – основные данные, приказы по персоналу или документы, – вся необходимая информация может быть отображена по щелчку мыши.

Логичная организация хранения оригиналов документов

Подшивка документов в папки и их долгие поиски на стеллажах? После внедрения Livelink ECM – EIM это станет безнадежным анахронизмом! Как только документ отсканирован, его содержание становится мгновенно доступно специалисту на экране монитора. Для удобства документы могут быть организованы в категории и подкатегории, что на экране будет отображаться как вложенные папки. Например, могут быть предусмотрены такие категории, как Общие сведения, Образование, Повышение квалификации, Страхование, Трудовой договор и др. В качестве подкатегории можно выбрать, например, год или вид документа. Таким образом, по единому щелчку мыши на экране будет структурировано отражены все отсканированные рекомендательные письма, резюме, свидетельства об обучении и дипломы. Еще только один щелчок мыши, и документ – будь то цветная фотография, скан-копия или документ Microsoft Word – выведен на экран.

Прямая связь с объектами и транзакциями SAP

Livelink ECM – EIM напрямую связан с объектами и транзакциями SAP. Это позволяет HR-специалисту перейти от документа прямо к соответствующей транзакции, где он может просмотреть, изменить или создать запись. Ведение и обновление основных данных HR, таким образом, выполняется мгновенно на основании достоверного первичного документа.

ПреимуществаИсточник
Ускорение бизнес-процессовПолный, 3600, обзор личных дел
Поддержка распределенной работы службы управления персоналомПараллельный доступ из локальных под- разделений
Минимальные затраты на внедрение и высокая удовлетворенность сотрудниковГлубокая интеграция с SAP ERP HCM
Сокращение затратИсключение бумажных архивов из бизнес-процессов обработки

Надежное хранилище, эффективная защита данных

Служба управления персоналом вынуждена обрабатывать бесчисленное количество бумажных документов. Архивные помещения могут занимать значительные площади. Разумным выходом является перевод всех документов в электронный вид с использованием промышленных решений для поточного сканирования. Для этих целей Livelink ECM – EIM предоставляет интерфейс массового ввода. Такая конфигурация гарантирует, что каждый документ будет автоматически архивирован и прикреплен к соответствующей записи основных данных персонала в системе SAP, и, при этом, для всех типов данных и документов будут использованы только стандартные методы архивации SAP.

Вся персональная информация сотрудников является строго конфиденциальной и подлежит обработке в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «О персональных данных» от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ. Для обеспечения сказанного Livelink ECM – EIM предоставляет защиту данных на основе стандартов SAP ERP HCM, тем самым гарантируя, что доступ к информации будет предоставлен только надлежащим образом уполномоченным сотрудникам.

Безопасная архивация

Все документы постоянно и безопасно хранятся в архиве. В качестве физического устройства используются оптические устройства долговременного хранения.

Возможности продукта

  • Безопасное хранение личных дел сотрудников в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «О персональных данных» от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ
  • Поиск по имени сотрудника, табельному номеру и другим атрибутам
  • Прямой переход в транзакции SAP HCM
  • Поддержка сценариев самообслуживания сотрудников и руководителей
  • Высокая адаптивность, гибкое конфигурирование