Управление административными документами (ОРД)



Александр Бейдер - Директор по развитию направления ECM, член Экспертного совета Docflow

Александр Бейдер
Директор по развитию направления ECM,
член Экспертного совета Docflow


Задайте вопрос эксперту
Extended Document Exchange
Сообщество ECM-4-Business

Управление административными документами (ОРД)

Системы управления организационно-распорядительным документооборотом (ОРД) обеспечивают комплексную автоматизацию бизнес-процессов, связанных с работой с различными с распорядительными, организационными, информационно-справочными документами и распространяются на следующие бизнес-процессы:

  • Своевременное и правильное создание и регистрация всех типов документов, как входящих, так и исходящих
  • Полный контроль цикла обработки документов в системе электронного документооборота с момента создания/получения до завершения исполнения/отправления
  • Хранение, систематизация, подготовка документов длительных сроков хранения для сдачи в архив, а так же уничтожение документов с истекшими сроками хранения согласно корпоративных норм и правил
  • Контроль исполнительской дисциплины
  • Поиск документов
  • Получение доступа к документам в соответствии с правами доступа

Как видно, внедрение системы управления организационно-распорядительными документами достаточно сложная и многосторонняя задача. Но, зачастую, именно с автоматизации организационно-распорядительного документооборота начинается комплексный проект по внедрению систем класса управления корпоративным контентом в компании, включая организацию электронного архива, управление договорами, финансовой документацией, совместной работы сотрудников и т. д.

Бизнес-выгоды от внедрения системы управления ОРД

  • Существенное снижение затрат на ведение документооборота
  • На порядок сокращается время поиска необходимого документа
  • Процесс обработки, рассмотрения и согласования организационно-распорядительной документации становится полностью прозрачным и оперативным
  • Надежное и упорядоченное хранение документов
  • Практически полностью исключается потеря документов
  • Повышается исполнительская дисциплина и соблюдение регламентов
  • Снижение рисков несоответствия корпоративным политикам, законодательству и требованиям регуляторов рынка