Управление поручениями – эффективный инструмент контроля исполнительской дисциплины

Успешность работы компании напрямую зависит от качества и своевременности выполнения задач и поручений, которые ставятся руководством перед ее сотрудниками.

Контроль исполнения поручений – это одна из важнейших функций любой управленческой работы, и поэтому автоматизация этого функционала является едва ли не первой задачей, которая должна быть реализована в системах автоматизации документационного обеспечения управления.

Компания TerraLink предлагает решение по управлению поручениями, которое содержит полностью готовый функционал и может быть адаптировано к требованиям самого широкого круга заказчиков.

Это гибкий, обеспечивающий полную прозрачность инструмент, который отображает ход исполнения поручения в виде дерева и имеет интуитивно понятный интерфейс.

Модуль по управлению поручениями от TerraLink все операции поручения, перепоручения, делегирования, а так же выполнения работ в порядке замещения отражает в наглядной, удобной для восприятия, форме. Этот механизм является гораздо более эффективным средством контроля исполнения, чем любые другие способы исполнения поставленных задач.

Бизнес-выгоды

  • Повышение эффективности работы системы электронного документооборота поручений
  • Существенное сокращение продолжительности рабочего цикла исполнения поручений
  • Повышение доли стратегических и высококвалифицированных работ в текущей загрузке руководителей
  • Сокращение потерь в результате неправильного, некорректного выполнения или невыполнения поручений
  • Сокращение времени на постановку и контроль задач
  • Повышение наглядности и прозрачности хода исполнения поручений
  • Наличие разнообразных статистических данных, в частности, по консистентной загрузке отдельных департаментов работой, затратам их времени на обработку заданий
  • Оперативное получение достоверной информации об исполнительской дисциплине каждого из сотрудников
  • Повышение эффективности сотрудников за счет установления показателей KPI для сотрудников
  • Стандартизация и регламентация процесса выдачи и контроля поручений
  • Повышение общей бизнес-культуры компании, обеспечение строгого соблюдения установленных нормативов по срокам, качеству и порядку выполнения поручений

У Вас есть такие бизнес-проблемы

  • У исполнителей и их руководителей нет связной картины текущих задач от руководства с приоритетами и сроками их выполнения
  • Обратная связь с исполнителем поручения занимает много времени
  • Неравномерная загрузка исполнителей и непонимание, сколько времени каждый из сотрудников тратит на выполнение задач
  • Отсутствие упреждающего контроля о приближающемся сроке исполнения поручения
  • Отсутствие единой политики выдачи и регистрации поручений
  • Отсутствие контроля исполнения решений коллегиальных органов управления

Воспользуйтесь автоматизированной электронной системой для максимально эффективного выполнения Ваших задач!

Основные функции системы

  • Создание поручений
  • Делегирование поручений
  • Поручения по документу
  • Ретрансляция устных поручений в письменной форме
  • Рассылки по документу
  • Исполнение поручений
  • Контроль хода исполнения
  • Формирование отчетов об исполнении
  • Автоматизированный расчет KPI
  • Ознакомление с документом
  • Изменение сроков исполнения поручений
  • Эскалация

Жизненный Цикл Электронного поручения




Создание поручения


Правильно оформленное поручение

  • Поручение должно быть конкретным
  • Поручение должно быть оформлено в письменном виде для формализации изложения и содержать конкретный срок и форму исполнения
  • Поручение должно быть ясным, кратким, информативным и не требующим дополнительных разъяснений
  • Основной критерий выполнения поручения – отчет по установленной форме, принятый руководителем
  • Поручение имеет временной интервал исполнения
  • Поручение имеет исполнителя (и соисполнителей), ответственного за своевременное выполнение поручения