CASE-STUDY: Группа компаний «МегаФон», Корпоративная система электронного документооборота

Компания ТерраЛинк и Центр Компетенции КСЭДО группы компаний «МегаФон» подвели ежегодные итоги крупномасштабного проекта по внедрению единой корпоративной системы электронного документооборота в группе компаний «МегаФон». Этот проект стал крупнейшим внедрением Hummingbird (OpenText) в России: количество клиентских мест системы достигло 7,5 тысяч. «МегаФон» - первый общероссийский оператор сотовой связи. Лицензионное покрытие ОАО «МегаФон», а также принадлежащих ему на 100% дочерних компаний охватывает всю территорию Российской Федерации с населением 145 млн. человек. Компании такого масштаба требовалось надежное, удобное и масштабируемое решение для организации документооборота, ведь ежедневно каждое подразделение компании принимает и отправляет сотни официальных писем, факсов и электронных сообщений, а также разрабатывает, согласовывает и подписывает десятки внутренних документов. Еще в 2004 году в качестве основы для корпоративной системы электронного документооборота (КСЭДО) «МегаФон» выбрал продукты линейки Hummingbird Enterprise, которая после покупки компании Hummingbird корпорацией OpenText в 2006 г. была переименована в LiveLink ECM eDocs. Все работы по внедрению КСЭДО осуществлялись компанией TerraLink - крупнейшим российским поставщиком решений OpenText, одним из ведущих системных интеграторов и лидеров в области информационных технологий.

Цитата

Рассказывает руководитель отдела Документационного Обеспечения Управления ЗАО «Соник Дуо», директор Центра компетенции КСЭДО Елизавета Лобова.: «Внедрение КСЭДО привело к значительному повышению эффективности работы c документами ЗАО «Соник Дуо» («МегаФон-Москва»). Server. В частности, существенно сократилось время на поиск необходимых документов, и была полностью исключена возможность потери информации. С помощью разработанной системы эффективного контроля в значительной степени возросла исполнительская дисциплина, а руководству компании стала доступна оперативная отчетность по процессам, связанным с документами КСЭДО. Снизились временные затраты на согласование организационно-распорядительной документации (в среднем до 2-4 рабочих дней) и высвободилось время сотрудников, ранее занимавшихся согласованием документации на бумажном носителе. Все это в целом повысило эффективность и степень контролируемости бизнес-процессов”».

Промежуточные итоги внедрения

Работы по проекту продолжаются, но уже сейчас можно отметить, что впечатляющая скорость распространения системы (возможно, самая высокая среди проектов по внедрению систем электронного документооборота в России), широкий географический охват и чрезвычайно высокая оценка проекта производителем ПО делают проект одним из интереснейших примеров внедрения КСЭДО в крупных российских компаниях. В ноябре 2005 г. на саммите Hummingbird в Лондоне «МегаФон» получил награду "Клиент 2005 года (коммерческий сектор)" по региону EMEA (Европа, Ближний и Средний Восток, Африка) за этот крупномасштабный проект внедрения. Внедрение КСЭДО в ГК «МегаФон» за последние два года выросло в проект федерального масштаба: проведены внедрения ряда модулей в 8 компаниях Группы в 8 регионах России. На базе проекта создан Центр Компетенции КСЭДО, в который вошли сотрудники Головного офиса ОАО «МегаФон», ЗАО «Соник Дуо» (МегаФон Москва) и эксперты из региональных компаний Группы. По словам Руководителя проекта МегаФон в TerraLink Максима Лысенко, “проект в «МегаФоне» стал крупнейшим внедрением OpenText в России. Знаменитая западная платформа успешно продемонстрировала себя в российских условиях, и залогом удачной реализации проекта стал не только профессионализм исполнителя, но и высокий уровень организации проекта со стороны заказчика, его вовлеченность во все аспекты внедрения”. В настоящий момент система внедрена во всех дочерних компаниях ОАО «МегаФон» на 7750 клиентских местах (по сравнению с 1800 в мае 2006 г.), и количество рабочих мест, а также уровень автоматизации деятельности сотрудников, постоянно растет. “Специалистам TerraLink удалось разработать и внедрить систему, которая позволяет эффективно поддерживать бизнес-процессы такой крупной и сложноорганизованной компании как МегаФон”. - Отметил Шухрат Ниязов, менеджер TerraLink по работе с ключевыми клиентами.

Технология внедрения модулей решения и внесения доработок

Система электронного документооборота в группе компаний «МегаФон» развивается последовательно, прогнозируемо и управляемо; специалистами Центра Компетенции КСЭДО и компании TerraLink был разработан стандартизированный процесс реализации проектов в рамках разработки КСЭДО, регулирующий все этапы проекта от старта до внедрения системы в регионах. Система электронного документооборота имеет модульную структуру и разрабатывается поэтапно. На первом этапе специалистами TerraLink осуществляется разработка модулей на тестовой площадке - в ЗАО «Соник Дуо». На данном этапе Центр Компетенции КСЭДО определяет необходимый функционал модуля и способ его реализации, а специалисты TerraLink разрабатывают модуль. Заказчик проводит предварительное тестирование, по итогам которого модуль внедряется в ЗАО «Соник Дуо». Специалисты TerraLink производят обучение конечных пользователей работе с модулем, и начинается этап опытной эксплуатации, по итогам которого готовится пакет для тиражирования в Головном офисе ОАО «МегаФон», Северо-Западном филиале и дочерних компаниях. Пакет представляет собой региональное решение, параметризуемое таким образом, чтобы удовлетворить требования регионов в каждом конкретном случае: при внедрении модуля для каждого региона в зависимости от его специфики заводятся собственные справочники, регламенты, сроки исполнения задач и др. Внесение доработок в систему реализовано через требования групп эксплуатации из региональных компаний. Будучи внесенными, эти требования рассматриваются и утверждаются Группой экспертов ОАО «МегаФон» и Центром компетенции КСЭДО, и затем передаются в TerraLink на анализ и последующую разработку. Доработки вначале внедряются на тестовой площадке - в ЗАО «Соник Дуо», и лишь затем рассылаются в регионы. Одновременно в работе может находиться свыше десятка требований на доработки; с момента начала введения системы управления требованиями на изменение функционала (январь 2007 г.) обработано более 150 таких требований. Техническая поддержка пользователям ГК «МегаФон» также оказывается компанией TerraLink на федеральном уровне: запросы пользователей обрабатываются централизованно, в соответствии со сроками и согласно договору. Поддержка оказывается на условиях SLA, разработанного Центром компетенции КСЭДО, что обеспечивает требуемое качество сервиса во всех регионах.

Этапы внедрения системы

В 2004 - 2006 гг. в ЗАО «Соник-Дуо» («МегаФон-Москва»), Головном офисе и дочерних компаниях ОАО «МегаФон» были внедрены модули «Архив организационно-распорядительной документации», «Архив входящей и исходящей корреспонденции» и «Согласование организационно-распорядительной документации». В 2006-2007 гг. во всех компаниях Группы был внедрен модуль «Архив внутренней документации» («Служебные записки») на базе Livelink ECM eDocs DM . В начале 2007 г. для использования финансовыми директорами и топ-менеджерами всех компаний Группы был реализован модуль «Архив аудиторской документации». В ЗАО «Соник Дуо» («МегаФон Москва») был внедрен модуль «Архив абонентской документации», что повысило скорость доступа к документам абонентов сотрудников абонентской службы. Модуль «Согласование организационно-распорядительной документации» был внедрен во всех компаниях группы. В настоящий момент специалистами TerraLink производится развитие и доработка всех внедренных модулей КСЭДО и распространение модуля «Архив абонентской документации» в региональные компании Группы. В планах развития системы стоят модули «Архив материалов Советов Директоров», «Архив бумажных документов» и «Каталог услуг».

Функциональность модулей

«Архив организационно-распорядительной документации» и «Архив входящей и исходящей корреспонденции» - модули на базе Livelink ECM eDocs DM. Первый модуль предназначен для создания, регистрации и хранения приказов, протоколов и распоряжений компании, второй - для регистрации и хранения всех видов входящей и исходящей корреспонденции. В обоих модулях предусмотрена автоматическая регистрация документов, размещение отсканированных копий оригиналов документов в КСЭДО. Модули включают систему контроля исполнения документов, создания и контроля поручений по документам, а также систему отчетности на базе Crystal Reports.

«Согласование организационно-распорядительной документации» - модуль на базе Livelink ECM eDocs Workflow, который предназначен для согласования приказов, созданных в Livelink ECM eDocs DM, по маршруту в веб-интерфейсе. Поддерживает список обязательных и дополнительных согласующих лиц, механизмы ролей и ассистентов, ограничения по срокам согласования (deadlines), вложенные подмаршруты. Включает построение листа согласования с помощью системы отчетности на базе Crystal Reports.

Модуль «Архив внутренней документации» («Служебные записки») реализован на базе Livelink ECM eDocs DM и отвечает за прохождение служебных записок внутри компаний (прохождение может включать до шести этапов). В рамках модуля реализована функция контроля исполнения поручений. «Архив абонентской документации» - модуль, отвечающий за обработку и хранение всей абонентской документации ЗАО «Соник Дуо». Все документы, поступающие от абонента при заключении контракта на обслуживание, проходят сканирование, распознавание и верификацию с помощью комплекса распознавания документов (решение TerraLink по интеграции Livelink ECM eDocs DM и RM с комплексом обработки отсканированных документов ABBYY в составе продуктов ABBYY FineReader, ABBYY FormReader и FlexiCapture). Обработанная документация поступает на хранение в хранилище единого информационного центра. Хранилище интегрировано с системой CRM, что делает всю абонентскую документацию доступной абонентской службе при работе с клиентами. В электронном абонентском архиве ЗАО «Соник Дуо» находится порядка десяти миллионов документов.

«Архив аудиторской документации» - модуль на базе Livelink ECM eDocs DM, предназначенный для регистрации и хранения аудиторской документации ГК «МегаФон». Архив используется финансовыми директорами и топ-менеджерами всех компаний Группы; с этой целью в системе существует политика ограничения доступа к документам и реализован доступ к архиву через защищенный web-интерфейс.

В рамках проекта также создан отдельный модуль «Общий документ», Этот общий пользовательский архив документов позволяет сотрудникам работать с типами документов, которые не были включены в другие модули по той причине, что процессы работы с ними формализованы слабо.

Решение, внедренное в группе компаний «МегаФон», имеет одновременно централизованную (на уровне федеральных округов) и распределенную (на уровне всей компании) архитектуру: не существует единого «сильного» центра на уровне России, зато в 9 российских регионах работают операционные компании, в которых находятся сервера, обслуживающие пользователей из всех региональных филиалов.


О Группе компаний «МЕГАФОН»

ОАО «МегаФон» - первый общероссийский оператор мобильной связи стандарта GSM 900/1800. Образован в мае 2002 года в результате переименования и изменения закрытого акционерного общества «Северо-Западный GSM» и объединения в рамках одной торговой марки с ЗАО «Соник Дуо» (Москва), ЗАО «Мобиком-Кавказ», ЗАО «Мобиком-Центр», ЗАО «Мобиком-Новосибирск», ЗАО «Мобиком-Хабаровск», ЗАО «Мобиком-Киров», ОАО «МСС-Поволжье», ЗАО «Волжский GSM» и ЗАО «Уральский Джи Эс Эм». Основными акционерами ОАО «МегаФон» являются ОАО «Телекоминвест», ООО «ЦТ-Мобайл», TeliaSonera. Лицензионный портфель Общества и принадлежащих ему 100% дочерних компаний охватывает всю территорию РФ с населением 145 миллионов человек. Количество абонентов Компании по итогам марта 2007 года составляет 37 млн. человек.

Скачать CASE-STUDY в формате PDF