Система автоматизации процесса управления платежными документами для Единого Центра Финансового обслуживания компании СабМиллер

Компания ООО «САБМиллер РУС» - российское подразделение SABMiller plc, одной из крупнейших международных пивоваренных компаний, которая распространяет свою продукцию более чем в шестидесяти странах мира. Компания работает на российском рынке пищевой промышленности с 1998 года и является одним из лидеров сегмента пивоваренного производства. В портфеле Компании на сегодняшний день широкий спектр торговых марок: такие известные международные и локальные бренды, как Miller Genuine Draft, Pilsner Urquell, Velkopopovicky Kozel, Peroni Nastro Azzurro, Grolsch, Amsterdam, «Золотая Бочка», «Три Богатыря» и другие.

Особенности структуры компании «САБМиллер РУС» связаны со спецификой производства, географией рынков и системой сбыта. Головной офис Компании находится в Москве. Производственные площадки расположены в Калуге, Ульяновске и Владивостоке. Численность сотрудников более 2000 человек.

Доля Компании на российском рынке в денежном выражении составляет более 10%, в натуральном - почти 7%. Совокупный объем производимой продукции «САБМиллер РУС» превышает 6 млн. гектолитров в год.

Состояние проекта

На текущий момент проект полностью внедрен, осуществляется промышленная эксплуатация. Решение успешно функционирует в центральном офисе компании в Москве и в трех региональных отделениях: Калуге, Ульяновске и Владивостоке. Общее количество пользователей Решения превышает 200 человек.

Ситуация до внедрения

  • Рост затрат на обработку документов
  • Пересылка документов по почте: долгий, дорогостоящий процесс
  • Качество обслуживания не соответствовало стандартам
  • Отсутствие единого стандарта обработки
  • Непроизводительные затраты времени во время проверок

Решение

Решение на базе продукта SAP Document Access by OpenText позволило успешно решать в компании ООО «САБМиллер РУС» задачи по обработке первичной финансовой документации.

Цитата:

«Благодаря полному переводу платежных процессов в электронный вид, включая этапы согласования и утверждения, внедрение системы позволило существенно сократить время обработки счетов. В связи с тем, что отпала необходимость пересылать оригиналы документов почтой по всей стране, а процессы автоматизации позволили учитывать и контролировать каждый этап, повысилась эффективность.

Это, в свою очередь, привело к сокращению числа сотрудников, вовлеченных в процесс обработки первичной финансовой документации, на 40%, сохранив при этом прежние объемы обработки документов (7000 комплектов в месяц)».

Роан Каммингз директор по финансам и контролю ООО «САБМиллер РУС»

Ситуация

Предпосылки внедрения решения

За 10 лет успешной работы ООО «САБМиллер РУС» на российском рынке объемы информации, поступающей от контрагентов, стремительно росли, и, как следствие, существенно увеличивались расходы компании на ее обработку.

Все это время Компания была вынуждена пересылать оригиналы документов из региональных отделений в головной офис - центр для дальнейшей обработки по почте. Это, порой, приводило к утере документов, а, в случае выявления ошибки в документе – необходимости отправки документа назад для исправления. Процесс оплаты счета мог занимать до шести месяцев, имели место потери документов, что в совокупности негативно сказывалась на экономических показателях и репутации в глазах контрагентов. Качество обслуживания Российских клиентов в этих условиях не соответствовало общекорпоративным стандартам.

Помимо московского офиса у Компании существует несколько заводов в России, в каждом из которых существовал свой отдел обработки первичной финансовой документации, однако, единый стандарт обработки первичных документов отсутствовал. Это затрудняло контроль работы и снижало эффективность работы Компании в целом.

Во время проведения проверок и аудитов сотрудники бухгалтерии тратили много времени на поиск и подборку оригиналов документов в бумажном архиве, что приводило к увеличению сроков проверок, а также подвергало Компанию рискам штрафных санкций.

Высококвалифицированные сотрудники неэффективно расходовали свое рабочее время.

Стратегическая цель Компании

Компания использовала время кризиса для того, чтобы проанализировать и существенно пересмотреть общую стратегию развития. Одним из приоритетных направлений развития Компании было признано сокращение внутренних расходов и повышение качества обслуживания клиентов. Создание системы автоматизации обработки платежных документов полностью отвечало общим стратегическим целям Компании – как в вопросах сокращения затрат, так и в вопросах улучшения обслуживания клиентов.

Для достижения поставленных целей было необходимо осуществить переход от ручной обработки документов к автоматизированной обработке их электронных образов , а также обеспечить автоматизированное получение необходимой отчетности, предоставить средства контроля и мониторинга работы в целом. Существующие в Компании бизнес-процессы, ориентированные на ручную обработку, не соответствовали столь масштабным целям и задачам Компании. Вопрос о передачи всей обработки финансовой документации в единый центр финансового обслуживания (ЕЦФО) обсуждался в Компании задолго до начала проекта. Внедрение проекта по управлению платежными документами стало первым шагом и составной частью внедрения ЕЦФО, что существенно повысило эффективность процессов обработки информации в Компании.

По результатам проекта необходимо было достичь радикального сокращения накладных расходов, связанных с пересылкой бумажных документов из региональных отделений в центр, а также сократить период оплаты счетов.

Критерии выбора решения:

  • Доступ к образу бизнес- документа непосредственно в рабочем окне пользователя SAP ERP
  • Наличие механизма динамических папок, который позволяет отображать бизнес- контент в непосредственной связи с бизнес-контекстом работы пользователя
  • Масштабируемость по количеству пользователей, составу задач и экземпляров потоков работ, типам
  • обрабатываемых документов
  • Реализация в базовом функционале продукта всех штатных сценариев работы SAP ArchiveLink по архивированию первичных документов
  • Наличие встроенной промышленной системы сканирования, поддерживающей распознавание штрих-кодов основных форматов
  • Возможность расширения функциональности, реализации специфических задач с помощью средств ABAP и наличия API
  • Поставка и техническая поддержка продукта из единого центра – московского офиса САП СНГ

Архитектура решения

Решение

Использованные технологии

Компания TerraLink предложила систему автоматизации управления первичными платежными документами поставщиков на базе продуктов SAP Document Access by OpenText (включая Archive Server by OpenText) и SAP Business Workflow.

Функциональность системы

Реализованное с помощью указанных компонент решение автоматизирует операции сканирования, архивирования образов первичных бухгалтерских документов, их последующей привязки к бизнес-объектам SAP ERP, а также управления корпоративным архивом оригиналов документов на бумажных носителях.

В ходе реализации решения потребовалась разработка и настройка таких функций, как печать и сканирование штрих-кодов, управление потоками работ (workflow), отчетность.

Важной частью функциональности решения является возможность массовой печати документов по запросу пользователя. В результирующую выборку могут быть отобраны документы по заданному контрагенту, датам оплаты и другим критериям, вне зависимости от формата документа.

Факторы успеха

  • Заинтересованность со стороны бизнеса. Бизнес-руководство Заказчика непрерывно контролировало ход проекта, оказывало всю необходимую организационную и техническую поддержку. В течение проекта ни разу не было каких-либо простоев в связи с непредоставлением необходимой информации в нужное время, задержек согласования и утверждения документов и т.д.
  • Готовность Заказчика к реализации проекта. Проект был хорошо подготовлен со стороны Заказчика. В состав проектной команды были выделены квалифицированные сотрудники Заказчика. К моменту начала проекта Заказчиком были сформулированы его основные цели и задачи, а также были определены функциональные и организационные рамки. Все это существенно сократило затраты времени на первой фазе проекта и упростило внедрение системы в целом на последующих этапах.
  • Слаженная работа команды. Специалисты Заказчика и Исполнителя работали как единая команда. Руководитель проекта со стороны Заказчика сумел создать творческую рабочую атмосферу, что проявлялось во всем – от планирования совещаний до успешной работы на приемо-сдаточных испытаниях.
  • Квалификация Исполнителя. Со стороны Исполнителя на проект были выделено необходимое количество сотрудников, которые имели соответствующую квалификацию и опыт аналогичных проектов, прошли соответствующие тренинги, не боялись решать возникающие технические задачи.

Компоненты решения

SAP Document Access by OpenText включая Archive Server by OpenText

SAP Business Workflow

Этапы проекта:

Каждая фаза (этап) проекта получила условные наименования в соответствии с отраслевой спецификой Компании. Проект был реализован в 4 фазы:

  • Golden Barrel (Фаза 1) - Анализ текущего состояния, структурирование и формализация потребностей бизнес-пользователей
  • Golden Barrel 2 (Фаза 2) - Разработка и внедрение решения, автоматизация бизнес-процесса обработки платежных документов
  • Golden Barrel Universal Process (Фаза 3) – Масштабирование решения, его унификация и адаптация для обработки других типов бизнес- документов
  • Golden Barrel Records Management (Фаза 4) - Разработка системы управления корпоративным архивом оригиналов документов на бумажных носителях, доработка процессов обработки первичных бухгалтерских документов в соответствии с новыми требованиями заказчика

Особенность проекта

Первое в России внедрение SAP Document Access by OpenText, в котором максимально полно были использованы все базовые функциональные возможности продукта.

Чрезвычайно короткие сроки внедрения. Ключевой бизнес-процесс обработки платежных документов был реализован всего лишь за 3 месяца.

Результат

Решение для компании ООО «САБМиллер РУС» на базе продукта SAP Document Access by OpenText позволило успешно решать основные задачи по обработке первичной финансовой документации, и уже после двух месяцев эксплуатации увидеть серьезный бизнес- результат.

Основными метриками для оценки эффективности проекта стали:

  • фонд заработной платы бухгалтерии и финансовых служб
  • накладные расходы, связанные с пересылкой документов из региональных отделений
  • среднее время оплаты счетов

Важным организационным результатом проекта является стандартизация процесса регистрации, ввода и обработки первичных финансовых документов во всех подразделениях Компании.

Количественные результаты

Сокращение количества сотрудников, вовлеченных в процесс обработки первичной финансовой документации на 40%, при сохранении и даже возрастании объемов обработки документов: не менее 7000 комплектов в месяц.

Качественные результаты

  • Существенное сокращение времени обработки входящих счетов
  • Существенное сокращение накладных расходов, связанных с пересылкой бумажных документов из региональных отделений
  • Процедуры контроля стали более простыми, стало больше возможностей для контроля финансовой дисциплины и исполнения обязательств перед контрагентами
  • Часть сотрудников перепрофилирована на более продуктивные, с точки зрения бизнеса Компании, работы
  • Повышение репутации Компании, улучшение ее отношений с контрагентами
  • Повышение эффективности работы финансовых служб

Бизнес выгоды:

  • Сокращение времени обработки. После внедрения Решения время исполнения процесса оплаты счетов, обработки других документов сократилось в 1,5 - 2 раза. Документ доступен для просмотра из интерфейса SAP ERP
  • Наглядность состояния документа. Весь процесс прохождения документа от момента его поступления и ввода в систему до передачи на обработку ответственному сотруднику стал абсолютно прозрачным
  • Простые процедуры отчетности. Не надо тратить время на ручную подборку, сканирование, оформление и передачу документов по запросу контролирующих служб
  • Единая система регистрации, ввода и обработки первичных документов, что позволяет упростить и усилить контроль, сокращает время и затраты на подготовку новых и переподготовку существующих сотрудников
  • Повышение удовлетворенности работой, сократились переработки в ходе проведения аудитов и проверок

Скачать CASE-STUDY в формате PDF