Система обработки бухгалтерской документации в ООО «Тойота Мотор»

Компания «Тойота Мотор» (ООО) начала свое функционирование на территории России 1 апреля 2002 года. «Тойота Мотор» является российской стратегической базой компании Toyota и играет ключевую роль в развитии бизнеса по продаже автомобилей и запасных частей Toyota и Lexus в России. В настоящий момент в России продажами автомобилей Toyota занимаются 40 официальных дилеров компании в Москве, Санкт-Петербурге и других крупных городах. Продажами Lexus в России занимаются 13 официальных дилеров. Все они не только продают автомобили и запасные части Toyota и Lexus, но и обеспечивают сервисное обслуживание в полном соответствии с высокими стандартами качества компании Toyota. В 2007 году на территории России было продано более 150 000 автомобилей марок Toyota и Lexus.

Ситуация

Несколько лет назад офис столкнулся с проблемой обработки и хранения огромного потока входящих и исходящих бухгалтерских документов, которые неизменно сопровождают ввоз в Россию и продажу каждой машины. Возникла также проблема быстрого поиска документов: для нужд бухгалтерии и налоговых проверок сотрудники компании должны по требованию предоставлять пакет документов, отражающий весь путь машины от производителя до заказчика в России. В 2006 г. ситуация приблизилась к критической. В связи с резким увеличением уровня продаж продукции TOYOTA сильно возрос объем бухгалтерской документации. Возникла необходимость автоматизации хранения, поиска и печати документов. Подрядчиком внедрения системы стала компания TerraLink, один из ведущих российских системных интеграторов.

Решение

Процесс, который был реализован системой, предложенной к внедрению компанией TerraLink, включает три этапа: поточное сканирование документов, их архивное хранение, и затем блочная печать требуемого пакета документов с каждого рабочего места. Специально для решения задач, поставленных ООО «Тойота Мотор», специалисты TerraLink разработали Аппаратно- программный комплекс BDEC (База данных электронных копий бухгалтерской документации).

Цитата

«Внедренная система позволила значительно сократить время на поиск и обработку бухгалтерских документов. Формирование пакетов документов для предоставления проверяющим органам значительно сократилось, так как отпала необходимость обращения в архив, в ручном поиске и копировании массы бумажных документов»

Сергей Перевезенцев, Руководитель ИТ-департамента ООО «Тойота Мотор»

Особенности решения

Составляющие решения

Программный комплекс (Software) включает систему для управления документооборотом ECM LiveLink eDocs DM (OpenText), ABBYY FormReader 6.5 Enterprise Edition (технология FlexiCapture) и Microsoft Dynamics AХ.

Три интеграционных модуля, разработанные TerraLink специально под решение для ООО «Тойота Мотор»:

  • Интеграционный модуль ODRI (Optical Document Recognition Interface), обеспечивающий интеграцию ABBYY FormReader 6.5 с ECM LiveLink eDocs DM и MS Axapta: интерфейс оптического распознавания документов
  • Интеграционный модуль CPI (Contract Processing Interface), обеспечивающий анализ реестра договоров и размещение их сканированных образов в хранилище
  • Интеграционный модуль DCI (Document Control Interface), обеспечивающий интеграцию MS Axapta с ECM LiveLink eDocs DM - пользовательский графический интерфейс, служащий для извлечения пользователем документов из хранилища и отправки их на печать

Аппаратный комплекс (Hardware) включает два промышленных документных сканера, два скансервера, принтеры штрих-кодов, сервер СУБД, два сервера приложений и хранилище больших объемов данных.

Как работает решение

Ввод документов в систему:

Сотрудник, ответственный за ввод документов в систему, помещает очередную пачку документов в сканер, после чего система производит сканирование документов и распознавание идентифицирующих каждый документ элементов (штрих-кодов). По итогам распознавания документы помещаются в архивное хранилище, построенное на базе платформы ECM LiveLink eDocs DM, после чего система связывает вновь поступившие документы с информацией о них, хранящейся в бухгалтерской информационной системе компании.

Поиск и блочная печать документов:

Сотрудник, ответственный за печать документов, выбирает один из отчетов в бухгалтерской информационной системе, либо вводит поисковый запрос. Поисковый запрос передается в систему, и после его обработки выдается весь перечень документов, относящихся к данному запросу. Пользователь отправляет на печать все документы или нужную ему часть. Система разбивает весь перечень документов на блоки, формирует очередь для печати и производит печать отсканированных копий документов из архивного хранилища.

Задачи, разрешённые в процессе работы

Подбор сканера для облегчения сканирования документов

Из-за низкой плотности бумаги, на которой печатаются ГТД (35 г/м2 при плотности стандартной бумаги 80-100 г/м2), возникли проблемы с захватом листов стандартными сканерами: сканеры либо не захватывали бумагу низкой плотности, либо брали по несколько листов одновременно. Просмотрев множество моделей сканеров, специалисты TerraLink подобрали модель high-end класса. Подача на такой сканер шла широкой стороной листа (боком): это обеспечило большую площадь захвата и, таким образом, решило проблему с захватом нескольких листов. Проблему незахвата листов решила специальная система роликов сканера, позволяющая преодолеть статическое электричество.

Распознавание штрих-кода при сканировании

В случае расположения штрих-кода на одной строке с текстом программа распознавала его неуверенно. Кроме того, в большинстве документов места для штрих-кодов в конце не хватало, и их пришлось сильно уменьшать, что повлекло за собой падение качества распознавания. Качество распознавания также ухудшалось и тем, что зачастую документы попадали в лоток сканера со сдвигом. Проблема была решена с помощью технологии FlexiCapture (ABBYY), позволяющей движку самостоятельно искать в документе и распознавать все необходимые к распознаванию элементы на странице. Таким образом, система стала легко считывать и распознавать штрих-коды независимо от их месторасположения и, соответственно, определять последнюю страницу документа и успешно разделять документы между собой.

Решение вопроса неоднородности компонентов системы

Система использует множество компонентов из различных систем разных вендоров. Проблему сочетания компонентов между собой и их работы специалисты TerraLink решили, разработав три интеграционных модуля специально для проекта в ООО «Тойота Мотор».

Результат внедрения

Внедрение системы обработки и хранения электронных копий бухгалтерской документации в ООО «Тойота Мотор» было осуществлено успешно. Пилотный этап проекта был реализован за 3 месяца. После успешного завершения пилота, проект был продолжен и распространен на основные виды бухгалтерских документов. Основной этап проекта был реализован за 6 месяцев. В настоящее время идет этап технической поддержки системы со стороны TerraLink.

В результате внедрения системы значительно повысилась скорость поиска сотрудниками документов и формирования пакетов, включающих необходимые документы, вследствие чего значительно ускорилось предоставление документации по требованию контролирующих органов и другим службам. Облегчен поиск всех документов, связанных с исходным, что позволяет получить полную картину конкретной сделки.

Скачать в формате PDF