Автоматизация обработки счетов



Александр Бейдер - Директор по развитию направления ECM, член Экспертного совета Docflow

Александр Бейдер
Директор по развитию направления ECM,
член Экспертного совета Docflow


Задайте вопрос эксперту
Extended Document Exchange
Сообщество ECM-4-Business

Автоматизация обработки счетов

Проблематика процесса управления кредиторской задолженностью

C какими основными проблемами сталкиваются финансисты и бухгалтеры, занимающиеся обработкой кредиторской задолженности? Сколько может стоить обработка одного счета на оплату для крупной и средней организации? Чтобы счет был оплачен, требуется проверка – действительно ли был заказан товар или услуга, соответствует ли сумма той, что прописана в контракте или заявке? Даже внутри компании приходится делать дополнительные копии того же контракта, заявки, счетов или пояснительных записок, в различных организациях применяются всевозможные схемы. А если компании имеют несколько офисов, и они достаточно удалены друг от друга (от производства, торговых точек), тогда используются факсы, электронная почта или курьерская служба, если пересылаются оригиналы. Счета, которые требуют порядок одобрения на оплату, получают так называемую «визу» или «резолюцию», могут долго путешествовать на маршруте одобрения и случается, что могут и затеряться. В этот момент, служащий отдела кредиторской задолженности не может проследить, на каком этапе находится данный счет и кто участвует в процессе одобрения. А если сотрудник в отпуске, на больничном или уволился? Задержки в платежах - довольно распространенная причина в отказе в скидках от поставщиков, не говоря о непредвиденных расходах и штрафах. Таким образом, процесс управления кредиторской задолженностью, если он не оптимизирован, является довольно затратным, непрозрачным и трудно контролируемым, а время персонала расходуется нерационально.

Сталкиваясь с необходимостью сокращения расходов, соблюдения требований строгого контроля над процессами, а также своевременного представления достоверной финансовой отчетности, компании все чаще ищут способы снижения издержек за счет автоматизации цикла «от заявки до платежа». Это подразумевает передовые способы автоматизации, которые позволяют сотрудникам компании посвятить время, высвободившееся от выполнения операций вручную, своим основным обязанностям. Благодаря сокращению объема операций, выполняемых вручную, и использованию функции автоматического сопоставления, объем работы со счетами сводится на нет, в результате чего сотрудники компании могут уделять больше времени деятельности, направленной на получение прибыли. Наряду с этим, высокий уровень точности и эффективности выполнения финансовых операций способствует повышению общего качества обслуживания, росту доверия к компании и лояльности клиентов.

В современной постоянно меняющейся деловой среде компаниям необходимы гибкие решения, позволяющие адаптироваться к изменениям в организационной структуре и бизнес-процессах без необходимости в перепрограммировании, требующем значительных временных затрат.

Basware является мировым лидером в области решений Purchase to Pay, имеющим более 1500 клиентов и 850 000 пользо­вателей в более, чем 60 странах мира. Решения Basware распро­страняются и внедряются в Европе, США и Азиатско-Тихоо­кеанском регионе через широ­кую сеть представительств и деловых партнеров Basware.

Решение Basware Invoice Automation позволяет полностью автоматизировать процесс обработки счетов закупок крупных и средних предприятий всех отраслей, расположенных в любой точке страны. Оно способствует повышению общей результативности работы за счет минимизации времени и расходов на обработку счетов. Встроенные передовые методики обеспечивают соответствие законодательным требованиям, а также прозрачность операций в масштабе всей компании и контроль над процессом обработки счетов. Данное решение предусматривает возможность бесшовной интеграции с ERP-системами и финансовыми системами.

Программные приложения обеспечивают быструю окупаемость капиталовложений в существующие системы планирования ресурсов предприятия (ERP). Решение Basware задействует сильные стороны существующих ERP-решений и хранящиеся в них данные, что позволяет добиться повышения эффективности целого ряда операций процесса «от заявки до платежа». Сочетание базовых функций ERP-систем и специальных «добавочных» приложений автоматизации в рамках решения предоставляет в распоряжение компаний более совершенные инструменты и подходы к автоматизации процесса работы в целом.

Для получения дополнительной информации о продуктах Basware и условиях их приобретения обращайтесь, пожалуйста, к директору по развитию направления ЕСМ Александру Бейдеру ( BeyderA@terralink.ru )