Корпоративные факсимильные системы

Несмотря на бурное развитие Internet и средств электронной почты, факсимильная связь по-прежнему актуальна. Согласно результатам исследований, проведенных компанией Gallup/Pitney Bowes, от 40 до 50% телефонных звонков - это отправка или прием факсов. Исследования других компаний показывают, что доля факсов составляет 33-40% всех телефонных звонков, но даже 33% - это очень значительная величина.

Более того, факс постепенно вторгается и в наш быт: пока это касается только отправки разного рода счетов, квитанций, заполненных бланков и «резюме» – последние некоторые работодатели почему-то хотят получать исключительно по факсу.

Факс используют до сих пор, как надежное, высокой степени защищенности средство для обмена документами (парадоксально, но факт, попробуйте дистанционно запустить трояна в факс, вот и ответ) 

Кроме того, факс имеет привлекательную функцию самодокументирования. При создании факса в верхней части листа печатаются дата, время и имя отправителя. При отправке факса автоматически генерируется журнальная запись с подтверждением выполнения звонка. Контракт или заказ на покупку отправляется обычно по факсу, так как это позволяет отправителю быть уверенным, что документ не будет изменен без его ведома. В международной практике факсы принимаются в качестве доказательства в суде, а банки, страховые компании и другие институты рассматривают факсы в качестве законных документов.

Мы отдаем предпочтение факсу, потому что это просто, быстро, надежно и конфиденциально. Однако у традиционного «бумажного» факсимильного сообщения есть несколько недостатков:
1. Попадая в нужную организацию, бумажный факс может далеко не сразу попасть на рабочий стол нужного специалиста.
2. Бумажным факсимильным сообщениям свойственно теряться.
3. Затруднено включение в корпоративный документооборот.
4. Потеря драгоценного времени. Если документ создан на компьютере, то его отправке предшествует печать на принтере, путешествие специалиста до факс-аппарата, набор номера абонента, который, если линия занята, приходится повторять неоднократно. Затем надо дождаться, когда факс «пройдет», и вернуться на рабочее место.

Не удивительно, что следующим шагом стало появление факсимильных систем, основанных на использовании компьютера и факс-модема, присоединенного к телефонной сети. Это решение лишено «недостатков» бумажного факса. Однако, если Ваша организация велика, то установка на каждый компьютер факс-модема, соединенного с телефонной линией, - это слишком дорогое удовольствие.

Этот недостаток можно исключить, только используя «клиент-серверную» архитектуру факсимильной системы (факс-сервер). Такое решение позволяет посылать и принимать факсы с каждого рабочего места локальной сети, используя программное обеспечение и специальные факсимильные платы, установленные на сервере и соединенные с телефонной линией.

Факс-сервер – это приложение похожее на сервер электронной почты, которое позволяет пользователям, устройствам и приложениям отправлять и получать факсы без факсимильного аппарата

Как работают факсимильные системы

Получение факсимильных сообщений

  • факсимильные сообщения, пришедшие в организацию определенному пользователю, не требуя с его стороны никаких усилий. Для этого пользователю надо всего лишь открыть почтовый ящик входящей корреспонденции Inbox.
  • Просматривая папку Inbox, пользователь видит список пришедших факсов с указанием “Когда” и “От Кого” получен факс, а также, сколько страниц он занимает.
  • Любой пришедший факс можно просмотреть как обычный графический образ документа, например в PDF или TIFF формате и, естественно, распечатать его.
  • Средства факсимильных систем позволяют отредактировать пришедший факс, снабдить его комментариями, выделить цветом интересные места и отослать либо своему коллеге (руководителю), либо внешнему получателю.
  • Используя дополнительные модули, возможно, получать факсимильное сообщение напрямую в почтовый ящик электронной почты пользователя, которому пришел факс.

Отправка факсимильных сообщений

  • Факсимильные системы предоставляют пользователю широкий спектр возможностей отправить факсимильное сообщение. Отправка факсов с места – отправка факсимильных сообщений со своего рабочего места из любого приложения с помощью встроенного клиента, e-mail и Web браузера.
  • Библиотека документов - Хранение наиболее часто отправляемых документов в специальной библиотеке для быстрого доступа и поиска.
  • Создание и отправка документов в родном формате – Качественная коммуникация позволяет сохранить формат оригинального документа.
  • Может задать приоритет и расписание отправки факсимильного сообщения, указав диапазон дат и времени отправки, или отправить его немедленно.
  • После того, как факс "пройдет" (или не пройдет, например, из-за обрыва связи) пользователь получает соответствующее сообщение. Повторная отправка факса осуществляется выбором всего одной команды «Send Again».

Дополнительные удобства

  • Массовой рассылке факсов. Адреса получателей можно выбирать из личных телефонных справочников, справочников общего пользования или существующих на предприятии баз данных. Даже при массовой рассылке можно сделать Ваши факсы персональными.
  • Доступ к факсу в любое время, в любом месте - Предоставление удаленного доступа к факсимильной системе через Интернет для сотрудников, находящихся вне офиса, у клиента, в командировке и т.д.
  • Интеграция со всеми известными почтовыми серверами, например Microsoft Exchange и Lotus Notes.
  • Интеграция с многофункциональными устройствами печати, Xerox, HP, Cannon и т.д. Отправляйте факсы напрямую из многофункциональных устройств.
  • Возможность интеграции в существующую систему CRM и ECM.

Преимущества для предприятия

Для руководителя:

  • Экономия времени сотрудника и как результат повышения эффективности труда. Подготовка и отправка бумажного факсимильного сообщения требуется от 10 до 30 минут, пользователь факсимильных систем тратит 1-2 минуты.
  • Экономия средств на тонере, бумаге, обслуживании факсимильных аппаратов и телефонных линиях.
  • Возможность автоматической отправки подготовленных днем факсов, например, ночью или в выходные позволит сэкономить деньги на разнице в тарифах.
  • Факсы, отправленные или полученные с помощью факсимильных систем, имеют лучшее качество, чем их бумажные аналоги, что значительно уменьшает количество повторно отправляемых факсов, не говоря уже о том, что у обычных факсимильных аппаратов в самый неподходящий момент всегда «кончается бумага» и тонер.
  • Полный контроль.
    1. Факсимильные системы дают возможность руководителю всегда получить информацию о количестве пришедших и отправленных факсов каждым исполнителем, а также увидеть, во сколько факсимильная рассылка обходится предприятию.
    2. Факсимильные системы позволяет реализовать режим отправки подготовленных факсов только после просмотра и одобрения их руководством.
    3. Обеспечивает разделение прав доступа к факсам, а, следовательно, конфиденциальность информации.

Для пользователя:

  • Отличный выбор дополнительных параметров: адресная книга, титульный лист, расписание отправки
  • Прием и отправка факсов из любого места (электронная почта, WEB-агент)
  • Скорость и простота
  • Контроль прохождения
  • Редактирование и переадресация
  • Доступ к архиву факсов
  • Массовая персонифицированная факс-рассылка

Для IT специалиста:

  • Системы сертифицированы для работы на Microsoft Windows Standard and Enterprise Server.
  • Поддержка Microsoft Office XP и Windows XP.
  • Простая синхронизация с Active Directory - Упрощенное администрирование благодаря хранению всей самой важной информации в одной директории.
  • Несмотря на то, что Администратору факсимильных систем приходится настраивать множество параметров системы, эта работа не вызывает особых затруднений.
  • Разнообразные интерфейсы для администрирования – Возможность полного контроля за функционированием системы из офиса или с помощью удаленного доступа.
  • Простая установка с одного CD – Быстрое внедрение и легкое управление.
  • Интуитивная настройка и удобные инструменты управления – Быстрое и легкое создание и управление группами, пользователями, титульными листами, подписями, данными по определению стоимости и т.д.
  • Система уведомлений – Возможность оптимизации факсимильной системы с помощью специальных уведомлений о событиях и статусах.

Масштабируемое решение - защита инвестиций

  • Факсимильные системы одинаково хорошо обслуживают небольшие предприятия с 10-50 пользователями и крупного предприятия с несколькими тысячами пользователей.
  • Совместно с интеллектуальными факсимильными платами, Dialogic-Brooktrout, один факс-сервер может обслуживать до 48 телефонных линий.
  • Приобретать дополнительные рабочие места и каналы можно последовательно по мере роста Вашего бизнеса.

Продукты, используемые в наших решениях

OpenText RightFax – это факс-серверное решение, выполненное в архитектуре клиент-сервер. Оно специально разработано для крупных корпораций с распределенной структурой с большим факсооборотом, а так же имеет широкий спектр возможностей интеграции с CRM, ERP and ECM. Более того, OpenText RightFax способен поддерживать технологию Fax over IP.

FACSys – факсимильная система, разработанная компанией emFAST. Этот программный продукт имеет клиент-серверную архитектуру и идеально подходит для небольших предприятий с небольшим факсооборотом, но может быть масштабировано для крупных организаций.

Dialogic - Brooktrout Technology - мировой лидер в области производства интеллектуальных факс-плат, обеспечивающих эффективный централизованный факсооборот для малого, среднего бизнеса, а также для корпоративных клиентов. Многие факсовые системы (ПО) позволяют интегрировать используемые бизнес-приложения с факсимильной системой для автоматизации и своевременной доставки таких кртически важных документов, как счета, ордера и подтверждения получения заказов. Desktop - приложения обеспечивают безопасную и конфиденциальную отправку и получение факсов со своего рабочего места.

Для получения дополнительной информации о корпоративных факсимильных системах и условиях их приобретения обращайтесь, пожалуйста, к Илье Кокину (KokinI@terralink.ru)