Автоматизация закупок в L'Occitane

При обработке закупок в L’Occitane использовались несколько разных систем автоматизации, которые были совмещены с бумажным документооборотом. Процессы учета закупок осуществлялись в Excel, их статусы часто были не актуальны, согласование документов проводилось на бумаге, бюджетный контроль осуществлялся в изолированной системе корпоративного бюджетирования, а факты получения товаров, услуг и закрывающих документов фиксировались вручную в 1С.

Задача

Компания выбрала путь повышения прозрачности закупочных операций, для чего было принято решение автоматизировать все процессы, связанные с закупками и бюджетным контролем. При анализе ситуации были выделены 4 ключевых процесса:

  • Регистрация и согласование заявки на закупку (включает 5 видов закупок с определенными маршрутами согласования и условиями)
  • Процессы управления договорами на закупку (создание проекта, регистрация, согласование, получение скан-копии подписанного документа, хранение)
  • Обработка заявок на оплату (регистрация фактов получения товаров или услуг и закрывающих документов, согласование заявок на оплату, передача информации в 1С для регистрации и осуществления платежей)
  • Бюджетный контроль с привязкой закупки к плановому и фактическому бюджетам, лимитам расходов и возможностью формирования оперативной отчетности

Решение

В качестве концепции был выбран принцип «Комплексной системы», который предполагает охват всех этапов, подразделений и задач, связанных с закупочной деятельностью L’Occitane.

На подготовительном этапе были разработаны маршрутные схемы всех процессов, учтены все условия и их статусы, выявлены места возможной интеграции с системами финансового контроля и бюджетирования.

Работу системы наглядно демонстрирует следующий пример:

Если выбор поставщика осуществляется по тендерной или конкурсной процедуре, то результатом является итоговая таблица по конкурсу, которая содержит информацию о выбранном решении, поставщике и цене. Затем в системе регистрируется заявка на закупку, которая отражает? намерение компании приобрести этот товар или услугу. Далее в системе определяется тип закупки: стандартная, периодическая с заранее известной суммой, периодическая с переменной суммой или срочная.

После чего запускается процесс согласования заявки на закупку, в который вовлекаются как сотрудники отдела закупок, финансового департамента и отдела, для которого производится закупка (в зависимости от категории, бюджета и срочности закупки система может варьировать круг согласующих лиц). После согласования заявки в системе запускается процесс регистрации и согласования договора, в котором участвуют все вышеперечисленные департаменты, а также юристы и представители со стороны контрагента. Когда договор подписан, его отсканированная копия с подписями и печатями загружается в систему, после чего в системе регистрируются факты получения товаров/услуг, закрывающих документов и оплаты.

При этом в системе предполагаются различные варианты оплаты – предоплата, пост-оплата, разбивка по этапам или по частям. В результате все данные об оплате, получении товаров/услуг и закрывающих документов передаются в финансово-учетную систему.

Главное достоинство решения «От закупки до платежа» – возможность контроля всех этапов выполнения закупки:

Обобщенная схема процессов

Результаты проекта

Внедрение решения в компании L’Occitane принесло следующие эффекты:

  • На 40% сократились операционные затраты по закупочным процессам
  • В 3 раза уменьшились сроки согласования документов
  • Снизились риски потери документов и количество ошибок