CASE-STUDY: "Ренессанс Капитал" автоматизировал процедуру внутренней отчетности по использованию мобильной связи

«Внедрение системы автоматизированной обработки отчетов по использованию корпоративной мобильной связи позволило значительно снизить объем рутинных операций для сотрудников компании и работников бухгалтерии, а также более четко выстроить внутрикорпоративную политику в отношении телефонных разговоров».

Андрей Курбатов, менеджер по работе с внутренними заказчиками ИТ, «Ренессанс Капитал»

О заказчике

Инвестиционная группа «Ренессанс Капитал» была основана в 1995 году в Москве. За последнее десятилетие группа существенно расширила свое присутствие и заняла лидирующие позиции на перспективных развивающихся рынках, в том числе в странах Африки, расположенных к югу от Сахары, и странах Ближнего Востока, а также в России и странах (СНГ). «Ренессанс Капитал» предлагает инновационные решения в области финансов и инвестиций государственным, частным и институциональным компаниям, работающим на перспективных развивающихся рынках по всему миру.

Ситуация

Работа сотрудников ИК «Ренессанс Капитал» предполагает большое количество переговоров, которые ведутся в том числе с использованием мобильной связи. В одном лишь московском офисе количество корпоративных абонентов МТС составляет около 500 человек. В течение месяца сотрудники компании, пользуясь сотовыми телефонами, совершают тысячи звонков. В конце месяца каждый из сотрудников обязан отчитаться за расходы по мобильным звонкам. Звонки с мобильного телефона в рамках деловых переговоров, оплачиваются компанией, а персональные расходы возмещаются сотрудником. Процедура отчета за сделанные в течение месяца звонки для пользователей мобильных телефонов была крайне трудоемка из-за большого количества рутинных операций. К тому же она представляла ощутимое неудобство с точки зрения обработки счетов и выписок.

До реализации проекта автоматизации отчетности по использованию мобильной связи процедура получения и обработки счетов выглядела следующим образом. Приходящие в электронном виде от оператора сотовой связи выписки детализированных счетов представляли собой документы в различных форматах (Excel®, и проч.) с перечнем записей о звонках. Эти счета загружались в базу Microsoft SQL Server и затем через корпоративный портал посредством сервиса SQL Reporting Service предоставлялись абонентам сотовой связи как неизменяемые данные. Каждому пользователю корпоративного мобильного номера ежемесячно требовалось распечатать детализированный счет, вручную отметить статус каждого звонка (рабочие и персональные), подсчитать итоговую сумму по каждой категории звонков, после чего подтвердить отчет у руководителя, завизировать его у бюджетного контролера и передать в финансовый департамент.

Учитывая, что среднее количество записей в выписке по каждому телефонному номеру составляет порядка 2000, обработка счетов отнимала у сотрудников компании много времени и была неудобна для работников финансового департамента. «Сотрудникам приходилось составлять отчеты, а нам вносить данные в финансовую систему вручную, – говорит Елена Петрова, руководитель группы по расчету заработной платы и расчетам с сотрудниками ИК «Ренессанс Капитал». – Это было очень обременительно».

Решение

Для разрешения сложившейся ситуации в конце июля 2008 года была привлечена компания «ТерраЛинк». По условиям проекта уже к 1 сентября необходимо было получить первый результат: автоматизировать рутинные операции по обработке детализированных счетов, ежемесячно поступающих в московский офис компании от мобильного оператора МТС и загружаемых в базу данных Microsoft SQL Server. Был определен объем работ и перечень приоритетных задач, реализация которых должна была завершиться к указанной дате.

На первом этапе была создана система TerraDocs.CellPhones Billing, включающая две подсистемы – административный модуль и модуль, обеспечивающий интерактивный режим предоставления отчетности. Административный модуль позволяет с помощью Microsoft Office SharePoint одним нажатием кнопки импортировать детализированную выписку в корпоративный портал, через который каждый сотрудник может затем получить доступ к своему счету с помощью SharePoint Web Services.

Задачу внедрения автоматизированной системы отчетности существенно облегчило то обстоятельство, что к моменту старта проекта в «Ренессанс Капитале» уже функционировал корпоративный портал на базе приложения Microsoft Office SharePoint. Автоматизация процедуры обработки детализированных счетов не потребовала от нас большого объема программирования. Принципиально важно, что все операции выполняются стандартными средствами приложения Microsoft Office SharePoint, что значительно удешевляет и поддержку системы», - пояснил Эрик Галстян, руководитель отдела продаж компании «ТерраЛинк». Интерактивные отчеты реализованы в виде простых форм, созданных с помощью Microsoft Office InfoPath®, что обеспечивает удобство работы с ними пользователей. Просмотр форм интерактивных отчетов осуществляется посредством InfoPath Form Services, а заполненные отчеты сохраняются в библиотеке форм SharePoint.

Для составления отчета владельцам корпоративных сотовых номеров теперь практически не приходится вручную отмечать статусы звонков, уточнять названия организаций. Эти данные каждый сотрудник единственный раз прописывает в своем персональном справочнике, а затем просто поддерживает в актуальном состоянии. Та часть звонков, которую система автоматизированной обработки не может сама идентифицировать, невелика, и причиной невыполнения идентификации является лишь отсутствие контакта в адресной книге. После проведения внутреннего альфа-тестирования система впервые была продемонстрирована заказчику. На основании полученных отзывов и пожеланий она была доработана, запущена на бета-тестирование, и полностью подготовлена к внедрению. Некоторое время система функционировала в тестовой среде, после чего была принята в эксплуатацию.

«В начале работы с системой неопознанных звонков было достаточно много, но по мере того, как сотрудники пополняли и обновляли свои персональные справочники, в каждой последующей выписке неидентифицированных звонков становилось все меньше», - отметила Е. Петрова.

«Компания «Ренессанс Капитал» использует корпоративный портал на Microsoft SharePoint во всем разнообразии возможностей,предоставляемые этой платформой. В настоящее время портал – не только интерактивная, хорошо организованная библиотека актуальных информационных ресурсов, но и набор сервисов,обеспечивающих работу с этими ресурсами», - отметил Эрик Галстян.

Продукты Microsoft

  • Microsoft SQL Server 2008 Enterprise Edition
  • Microsoft SharePoint Server 2007
  • Active Directory
  • Microsoft Office InfoPath 2007

Преимущества и перспективы

После внедрения системы TerraDocs.CellPhones Billing контроль расходов сотрудников по корпоративным мобильным телефонам значительно упростился. Загрузка файлов детализации звонков происходит в автоматизированном режиме. Выписки могут приходить в различных форматах, однако все они преобразуются в единый унифицированный вид и загружаются в единую базу данных Microsoft SQL Server.

Теперь нет необходимости всякий раз при получении счета отмечать статус звонка – достаточно это сделать один раз в адресной книге. На основе данных корпоративного телефонного справочника и личных телефонных справочников сотрудников система автоматически определяет, является звонок частным или рабочим. Ведение справочников требует лишь аккуратности от самих сотрудников, которые лично заинтересованы в своевременном указании или обновлении в адресной книге статуса того или иного контакта.

По итогам заполнения выписки счета сотрудником система генерирует интерактивный отчет в виде удобной для просмотра формы InfoPath и сохраняет его в библиотеке форм SharePoint.

Дисциплина отчетности за мобильную связь стала более строгой, существенно улучшилось и качество отчетов. Основное удобство заключается в том, что видна история создания отчетов.

«Система внедрена очень своевременно, поскольку позволяет контролировать затраты на более высоком качественном уровне. Фактически она является элементом внутреннего контроля за расходами», - сказал Андрей Курбатов.

Первый этап проекта был выполнен в точно обозначенные сроки, после чего специалисты «ТерраЛинк» приступили к оптимизации системы, с тем, чтобы она могла обрабатывать большое количество записей: в компании есть сотрудники, у которых количество строк в детализации телефонных разговоров за месяц превышает несколько тысяч.

В настоящее время система ведет калькуляцию всех расходов на мобильную связь в объеме примерно 100 тыс. звонков в месяц. Помимо идентификации статуса звонка она автоматически подсчитывает все расходы в итоговой форме Cover Sheet, на основании которой осуществляются все проводки в финансовой системе.

«По нашим оценкам, проект выйдет на стадию окупаемости в течение полугода: в одном только офисе «Ренессанс Капитал» на протяжении года по сотовой связи МТС совершается около миллиона звонков», - подчеркнул Андрей Курбатов.

Дальнейшее развитие системы будет идти в направлении интеграции с новыми мобильными операторами и тиражирования на новые площадки. В компании запланирована и более тесная интеграция решения с финансовой системой. Процесс автоматизации затронет процедуру подтверждения отчета вышестоящим менеджером и бюджетным контролером. Запрос на визирование будет формироваться автоматически при создании электронной формы отчета за телефонные разговоры, а статус этого документа будет прозрачен для всех, кто имеет отношение к его прохождению от абонента до финансового департамента. Руководитель может посмотреть отчет и для одобрения этого отчета достаточно будет нажать лишь кнопку «Approve», после чего документ будет автоматически передан следующей инстанции.

Немаловажно, что доступ к порталу SharePoint имеют все офисы. Это открывает широкие возможности для тиражирования системы с наименьшими затратами на другие площадки и на абонентов других операторов связи.

«Автоматизированная система учета мобильных звонков, обеспечивающая в настоящий момент работу сотрудников московского офиса компании, может быть достаточно просто тиражирована для работы в других офисах «Ренессанс Капитала», где детализированные счета будут приходить не только от МТС, но и от других провайдеров мобильной связи», - прокомментировал Эрик Галстян.

«Мы заинтересованы в полной автоматизации всего процесса прохождения отчетов, чтобы в дальнейшем все документы приходили в электронном виде, а после проверки все проводки в финансовую систему осуществлялись автоматически», - добавила Елена Петрова.