Karachaganak Petroleum Operating B.V.



Александр Бейдер - Директор по развитию направления ECM, член Экспертного совета Docflow

Александр Бейдер
Директор по развитию направления ECM,
член Экспертного совета Docflow


Задайте вопрос эксперту
Extended Document Exchange
Сообщество ECM-4-Business

Karachaganak Petroleum Operating B.V.

Karachaganak Petroleum Operating B.V.

Preview in new window Проект по внедрению системы в казахстанском консорциуме Karachaganak Petroleum Operating, осуществляемый компанией «ТерраЛинк», на сегодняшний день является крупнейшим в СНГ. Карачаганак – большое казахстанское нефтегазоконденсатное месторождение с огромными запасами сырья, представляющее существенный интерес для крупных иностранных компаний. Освоением месторождений нефти и газа в Карачаганаке занимается целая группа компаний, объединенных в вышеупомянутый консорциум Karachaganak Petroleum Operating (КПО). Сюда входят Бритиш Газ, Аджип, Шеврон Тексако и Лукойл. Естественно, в силу масштаба организации и ее территориально распределенной структуры, документооборот складывается не только из внутренних документов и внешней переписки с подрядчиками и партнерами, но и из общения с головными компаниями. Поэтому вопрос прозрачности бизнеса при сохранении конфиденциальности информации не менее важен, чем непосредственно повышение эффективности работы с документами.

ECM-система, предложенная к использованию и внедренная компанией «ТерраЛинк» в КПО, разработана на платформе Hummingbird, первой в мире интегрированной системы управления корпоративной информацией и знаниями. В качестве компонентов решения были выбраны сервер бизнес-логики DOCSFusion 3.9, обеспечивающий хранение и поиск документов и связывающий ECM-систему с хранилищем метаданных, построенным на платформе сервера Microsoft SQL; толстый клиент PowerDOCS 3.9, интегрированный со стандартным деревом Windows Explorer и обеспечивающий локальный доступ к хранилищу. Физические образы файлов при этом хранятся на обычном файл-сервере практически любой конфигурации, что позволяет обеспечить необходимый уровень безопасности доступа. Сканирование и ввод бумажных документов в перспективе планируется осуществлять при помощи программного комплекса Kofax и ABBYY.

Кроме функций поиска и извлечения документов, ECM-система также поддерживает режим выписки и возврата документов, контроль версий, ведение истории работы с документом, семь уровней разграничения доступа и управление хранением. Помимо продуктов Hummingbird, на базе которых, собственно и была построена ECM-система, для распознавания отсканированных текстов разработчики интегрировали в систему ПО FineReader 6.0. В будущем планируется добавить еще и переводчик Promt, а также CadCapture – графический редактор схем печатных плат.

Система объединяет практически все внутрикорпоративные информационные ресурсы и полностью интегрирована с существующей ERP-системой, CAD-приложениями, бухгалтерией, финансовым департаментом и департаментом инженерных разработок.

Немаловажной задачей стала и разработка пользовательского интерфейса и удобных средств управления. Не секрет, что многие корпоративные системы для работы с информацией грешат излишней сложностью, а их функциональные возможности не всегда доступны пользователям без предварительного обучения. Поэтому создание интуитивно понятного интерфейса стало одной из приоритетной задач разработчиков – ведь в данном случае эффективность системы зависела от того, насколько быстро служащие разберутся в системе и смогут использовать ее.

После внедрения системы при поступлении нового документа он сразу регистрируется в хранилище. Туда же поступают все вновь создаваемые документы, электронная почта, данные, созданные в приложениях MS Office и CAD. На все внутренние документы заводится специальная карточка, в которой указываются порядковый номер документа, название, автор, отдел и другая информация, которая, при необходимости, сделает его поиск более эффективным. Такая процедура полностью исключает ситуацию, когда до начальства или подчиненных документ просто не доходит, затерявшись где-то на столе у секретаря. Все сотрудники компании получают возможность работать с документами при наличии соответствующих прав доступа сразу же после их получения или создания. Таким образом, получив задание, скажем, на подготовку разработки нового месторождения, исполнитель может проверить, что уже было сделано в этом направлении до него или какие документы пришлось подготовить ответственному за эту задачу в предыдущий раз.

В настоящий момент из десятков тысяч документов, хранящихся в архивах, в хранилище введено несколько тысяч наиболее важных. Работа по созданию электронного архива рассчитана на несколько лет и продолжается в настоящий момент, однако даже сейчас очевидно сокращение издержек на работу с документами по сравнению с затратами до внедрения.

Полученные компанией выгоды можно разделить на прямые финансовые и косвенные. Первые вполне очевидны: физическое освобождение места, уменьшение затрат на копирование и доставку информации в бумажном виде, экономия на расходных материалах для печатающих устройств. Что касается косвенных выгод, то минимизация времени, требуемого на поиск нужного документа, и оптимизация работы с информацией закономерным образом привела к повышению продуктивности. Улучшение взаимодействия сотрудников за счет совместного использования данных дало результат в виде уменьшения неэффективных трудозатрат на создание одних и тех же документов разными людьми. С помощью стандартизованных процедур доступа и инструментов его контроля для критически важной бизнес-информации удалось расширить информационное пространство и, вместе с тем, повысить безопасность. Кроме того, возможность оперативного доступа и анализа необходимой информации значительно упростила процесса принятия решений.

Самым сложным для исполнителей проекта, специалистов компании ТерраЛинк, оказался этап работы над концепцией системы: неверное определение реальных потребностей заказчика и ошибки при работе над архитектуре могли свести на нет все усилия по оптимизации работы с документами. Подробное общение с заказчиком и тщательная проработка схемы движения документов в компании показали, что на первом этапе важнейшей задачей является создание электронного архива. Хранилище документов, как уже было сказано выше, содержит не только все входящие и исходящие документы, но и важные архивные данные. Именно от удобства доступа к данным зависит, насколько можно упростить работу с информацией. Поэтому неудивительно, что одним из основных требований к хранилищу явилась разработка классификатора и поискового механизма. Не менее важной оказалась и возможность контроля версий, позволяющая определить последний вариант документа и увидеть внесенные в него исправления при одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей.

В результате была создана корпоративная система управления документами, способная эффективно выполнять все выше указанные функции. Она объединяет не только пользователей локальной сети, но и удаленные офисы, а также позволяет сотрудникам подключаться к корпоративным ресурсам из любого места, где есть компьютер и Интернет. Это значительно упрощает работу компании еще и потому, что теперь все необходимые документы доступны не только сотрудникам удаленных филиалов, но и персоналу во время командировок. Для того, чтобы получить требуемую информацию, служащим компании достаточно авторизоваться в системе – и они моментально получат доступ ко всем информационным ресурсам компании. Естественно, что при создании такой сети были соблюдены высокие стандарты безопасности, чтобы защитить конфиденциальную корпоративную информацию от несанкционированного доступа.

Проект по внедрению электронной системы управления документами в КПО охватывает тысячи рабочих мест как в центральном офисе консорциума, так и в регионах. Общее количество автоматизированных рабочих мест на настоящий момент составляет 600 единиц. Согласно действующему договору, ТерраЛинк не только осуществляет внедрение ECM-системы, но и предоставляет КПО консалтинговые услуги по анализу существующей информационной инфраструктуры, разработке IT стратегии, планированию непредвиденных ситуаций, управлению проектами.