Автоматизация управления договорами

Решение по управлению договорами для крупных компаний и холдингов на платформе OpenText поддерживает все этапы работы от создания и обсуждения до утверждения и исполнения договоров. Позволяет сократить сроки согласования договоров до 5 раз и обеспечивает 100% соответствия регламентам организации.

Договоры - это основа вашего бизнеса. Они определяют отношения с партнерами, поставщиками, клиентами и сотрудниками. Эти важнейшие документы защищают бизнес от операционных и регуляторных рисков, определяют цены, условия оплаты и уровень обслуживания. Договоры содержат положения, условия и этапы, которые необходимо отслеживать на протяжении всего жизненного цикла договора. Другими типами документов, которые тесно связаны с договорами и которыми также необходимо управлять, являются доверенности, приложения, дополнительные соглашения и судебные дела.

Проблема заключается в том, что договоры часто хранятся по всей организации в разных отделах, в разных форматах и в разных системах. Автоматизация договорной работы часто выполняется на уровне отдела с использованием устаревших решений с ограниченной функциональностью. Многие договоры по-прежнему живут обособленно и оторваны от основных бизнес-систем, в которых происходят процессы закупок и продаж.

Такая ситуация приводит к длительным срокам согласований, ручной обработке и, следовательно, к неэффективности и ошибкам, что, в свою очередь, приводит к увеличению затрат на управление договорами и к риску несоблюдения внутренних процедур или нормативных требований.

Для преодоления этой ситуации организации необходимо внедрить комплексный, стратегический и гибкий подход к поддержке процессов заключения договоров. Интегрированное решение по управлению договорами поможет вам контролировать риски и ответственность, расширять возможности своих команд и максимизировать ценность ваших деловых контактов.

Управляйте договорами и контролируйте все процессы согласования

Решение TerraLink для управления договорами, основанное на платформе OpenText, полностью интегрировано и предназначено для всех видов договоров, включая соглашения о покупке, продаже и других. Оно реализует лучшие практики управления договорами и поддерживает все аспекты работы, от инициирования и создания до редактирования, обсуждения, утверждения, исполнения и продления.

Решение построено на базе OpenText™ Extended ECM® Platform, ведущей в отрасли системы управления контентом. Оно также может быть интегрировано и расширено с помощью OpenText™ Capture Center для реализации возможностей сканирования и распознавания, Opentext™ Exstream для организации конструктора договоров и других модулей, расширяющих стандартную функциональность решения.

Сложности и проблемы договорной работы

• Согласование текста договора не связано с бизнес-системами. Существует риск несоответствия данных между ERP и текстом договора.
• Процесс утверждения договоров может не соответствовать процедурам и политикам. Существует риск того, что один или несколько согласующих не имеют необходимых полномочий.
• Доверенности и судебные дела не связаны с договорами. Происходят потери времени, связанные с поиском полной информации, связанной с договором, например, переписки, приложений, дополнительных соглашений, документов подрядчиков и поставщиков и др.
• Юридический отдел прилагает много усилий для обеспечения соответствия текста договора регламентам.
• Несогласованная терминология, используемая в положениях и условиях договора, может привести к нежелательным обязательствам и последствиям.
• Ручное управление договорными обязательствами может привести к штрафам или судебным разбирательствам.
• Ручное управление договорами приводит к замедлению процесса, что отрицательно сказывается на времени закрытия сделок, набора персонала, слияний и поглощений.

Автоматизация управления договорами: функционал решения

• Автоматическая передача информации в систему ERP
• Обеспечение и автоматизация контрольных процедур для процессов
• Централизованные, доступные для поиска библиотеки договоров (язык, термины, положения)
• Расширение возможностей совместной работы и повышение прозрачности договоров
• Создание договоров на основе шаблонов и данных из ERP / CRM (полностью автоматизированное взаимодействие)
• Упрощение поиска, создания, согласования, проверки и утверждения

Автоматизация управления договорами: преимущества для бизнеса

• Ускорение времени согласования, устранение ошибок, прозрачность и возможности для аналитики
• Снижение потерь доходов из-за применения в договорах несогласованных положений
• Сокращение циклов согласования и увеличение скорости и управления
• Меньше пропущенных сроков, упущенных скидок, штрафов и санкций
• Ускорение создания текстов договоров, уменьшение отклонений, устранение устаревших или неблагоприятных условий
• Повышение производительности за счет контролируемого доступа, лучшего поиска и повторного использования текстов, и автоматизации рабочих процессов

Обзор решения по управлению договорами

Решение построено таким образом, чтобы полностью автоматизировать жизненный цикл обработки договоров. Оно обеспечивает создание договоров с использованием только одобренных положений, расширяя возможности пользователей и обеспечивая надежную защиту и полный контроль процесса.

Решение надежно управляет всей информацией, относящейся к конкретному договору, включая шаблоны договоров и документы, положения, метаданные, пользователей, нормативную информацию и поправки. Договоры используют только предварительно одобренную лексику, всегда доступны и безопасны, а также отвечают требованиям управления информацией и прочим нормативным требованиям.

Решение предназначено для управления договорами на протяжении всего их жизненного цикла, включая инициирование, подготовку, обсуждение, утверждение, исполнение, управление и продление. Автоматизация обеспечивается полностью настраиваемыми рабочими процессами, которые позволяют пользователям управлять жизненным циклом договоров, включая создание задач, контрольных списков, напоминаний и предупреждений, которые обеспечивают соблюдение сроков и достижение результатов.

Наше гибкое решение позволяет администраторам настраивать этапы согласования, права доступа, компоненты договора, справочные данные, атрибуты договора, пользовательские интерфейсы и бизнес-процессы. Ранее заключенные договоры, обычно хранящиеся на общих дисках или компьютерах пользователей, могут быть легко импортированы в решение для обеспечения их интеграции в единую систему.

Решение полностью интегрировано с популярными офисными продуктами, поэтому пользователи могут продолжать работать в тех приложениях, к которым они привыкли, включая Windows Explorer и Microsoft Office.

Решение предоставляет панель управления, которая позволяет менеджерам отслеживать ключевые показатели, такие как текущие договоры, завершенные договоры, сроки согласования и многие другие параметры, влияющие на эффективность процесса. Оно также дает широкие возможности для создания пользовательских отчетов с представлениями по определенным показателям.

Результаты наших клиентов

• Сокращение времени согласования договоров – до 5 раз
• Сокращение количества нестандартных договоров и других исключений – в 2 раза
• Сокращение времени на поиск договора – в 3 раза
• Электронный процесс согласования – 0% бумаги
• Автоматическое определение маршрута согласования - 100% соответствия регламентам