Главная>Управление документами и цифровизация бизнес-процессов>Управление юридическими документами

Управление юридическими документами

Решение обеспечивает автоматизацию ключевых процессов обработки документов, связанных с претензионно-исковой работой в Вашей компании. Решение предусматривает комплексную обработку документов в течение всего жизненного цикла обработки претензии – от поступления входящей претензии или инициирования сотрудником претензии к контрагенту до закрытия прецедента.

Решение поддерживает следующий жизненный цикл работы с документами:

Этап 1. Инициирование. Инициирующим событием является поступление входящей претензии от контрагента или регистрация соответствующей служебной записки – обращения структурного подразделения в юридическую службу компании (в произвольной письменной форме) с просьбой об инициировании судебного процесса в интересах компании.
Этап 2. Регистрация. Для обработки претензии создается информационный объект, так называемый прецедент, который может имеет системное представление в виде дела (кейса). Результатом регистрации в системе появляется объект с заполненной атрибутной информацией – регистрационной карточкой прецедента. Во время регистрации или в любой момент в последующем, сотрудники могут устанавливать связи с другими документами в системе, размещать в кейсе прецедента другие, обосновывающие или справочные документы, например, договоры, поручения, служебные записки, и др.
Этап 3. Проведение работ по прецеденту. Принимаемые сотрудником решения подлежат согласованию с использованием механизмов управления потоками работ на основе заранее подготовленных маршрутов.
Этап 4. Принятие решения по прецеденту. Этап выполняется вне Системы – например, стороны решают вопрос досудебно, либо прецедент находит решение в суде. В деле прецедента размещаются официальные и исполнительные документы (исполнительные листы, судебные приказы, постановления судебного и иные документы, отнесенные действующим законодательством к исполнительным) подтверждающие принятые решения, а также формируется план его реализации в виде поручений.
Этап 5. Контроль исполнения решения. Система осуществляет контроль сроков выполнения поручений, выданных по результатам этапа принятия решения по прецеденту
Этап 6. Закрытие прецедента. Происходит проверка наличия всех необходимых документов, после чего устанавливается статус что Прецедент закрыт.

Роли

В Решении, как и всегда в таких случаях, роли используются установки прав доступа к документам и определении состава операций, разрешенных сотруднику. В Решении предусмотрены следующие роли:

Инициатор
Юрист
Читатель

Функции решения для управления юридическими документами

Организация работ по созданию и хранению документов, связанных с претензионно-исковой работой
Ведение истории прецедентов Компании
Ведение сводного отчета по прецедентам, связанным с тем или иным контрагентом или компанией в целом
Контроль сроков исполнения работ и поручений по претензионно-исковой работе

Отчетность

Решение предусматривает выдачу набора печатных форм, что позволяет анализировать состояние работы и осуществить необходимое документирование печати работы. Реализовано формирование следующих документов в бумажной форме:

Лист согласования - Возможность просмотра детального листа согласования (с учетом доработок);
Лист визирования - Печать листа визирования для сбора подписей.
Реестр документов по ПИР - Для просмотра состава документов и их анализа без доступа к системе.

Интеграция решения для управления юридическими документами в корпоративную информационную систему

Наше Решение предусматривает интеграцию с такими корпоративными информационными системами, как:

Система управления персоналом - в части организационно-штатной структуры организации и необходимых данных, необходимых для управления маршрутами обработки документов;
Active Directory - в части использования актуальных учетных данных пользователей
Ведения Мастер Данных - в части ведения данных контрагентов, а также другой структурированной информацией для использования в качестве справочников
Электронной почтой – для оперативной рассылки разнообразных извещений пользователям
Microsoft Office – для подготовки текстов документов в MS Word, подготовки аналитических расчетов и анализа отчетности MS Excel, подготовки обоснований и сопроводительной документации в MS PowerPoint.

Решение может быть использовано как независимо, так и совместно с решением «Управление договорами».

Удобство работы

Решение включает ряд функций, благодаря которым работа с претензионно-исковыми документами становится особенно удобной и эффективной. В Решении предусмотрена глубокая интеграция с Microsoft Outlook, которая позволяет обеспечить:

Рассылать уведомления на электронный адрес почты, содержащие ссылку на объект, по которому требуется выполнить действие
Автоматически добавлять события в личный календарь пользователя
Планировать текущие и будущие дела, встречи, собрания, судебные заседания, и т.д.

При работе с MS Outlook используются все его возможности по работе с событиями. На основании данных, указанных в регистрационной карточке прецедента, автоматически будут сформированы следующие параметры встречи: