Главная>Управление документами и цифровизация бизнес-процессов>Как пройти инвесткомитет по документообороту

Как пройти инвесткомитет по документообороту

Готовитесь пройти инвесткомитет и защитить проект по документообороту в компании?

Как мы можем вам помочь?

Предоставим шаблоны расчетов показателей эффективности
Проконсультируем по расходам всего жизненного цикла системы
Порекомендуем оптимальные и доступные на рынке решения
Поможем выявить и классифицировать риски
Расскажем о глобальных бенчмарках и реальных бизнес-кейсах
Поделимся инструментами расчета общего экономического эффекта проекта
Разработаем модель прогнозируемых выгод от различных СЭД для отдельных направлений бизнеса

Наши эксперты готовы оказать консультации по бизнес-моделям, возврату инвестиций и подготовке к инвестиционным комитетам на тему электронных документов: архивов, СЭД, ECM и ЮЗДО. Мы расскажем, как подготовиться и найти весомые аргументы для инвесткомитета.

Что важно в любом ИТ- проекте?

Финансы

Инвестиции в автоматизацию процессов документооборота часто не прозрачны и не однозначны с точки зрения их эффективности. Важно посчитать основные экономические показатели проекта – NPV, IRR, Срок окупаемости.

Бизнес-выгоды

У нас есть специальный фреймворк, с помощью которого определяются бизнес-выгоды. Данный фреймворк помогает выявить места возникновения затрат и рисков, возникающих в рамках процессов управления теми или иными документами в компании.

Расчет экономической эффективности ECM-проекта

Необходимо определить показатели эффективности, рассчитать доход (улучшение) от автоматизации процессов. Затем суммировать все расходы за весь срок жизни проекта и рассчитать финансовые показатели эффективности проекта.

Подход к подготовке к инвесткомитету

Определите ценность ИТ решения и соотнесите с общей стратегией (корпоративной, ИТ, отраслевой). Ниже несколько отправных точек для комплексного подхода.

ИДЕЯ

Определите ценность проекта
Определите ключевые документы, ссылки на которые вам пригодятся
Проверьте нет ли аналогичной инициативы

АНАЛИЗ

Определите передовые решения
Посчитайте затраты
Разработайте концепцию
Создайте целевую архитектуру

ОЦИФРОВКА

Соберите текущие ограничения и «узкие» зоны
Сравните с целевыми показателями
Посчитайте эффект

КОМАНДА

Определите стейкхолдеров
Сформируйте команду и выделите лидеров
Определите мотивацию
Продумайте PR-компанию

3 лайфхака для успешного результата.

Как повлиять на принятие положительного решения? Ниже три совета из успешной практики наших экспертов.

1. Проведите PR кампанию

Проведите кампанию, расскажите всем о важности и необходимости проведения проекта. Говорите о нем, как-будто уже все решено и проекту быть. Пусть все в компании уже живут с мыслью, что проекту быть. Осталось понять когда. Эффективное информирование играет важнейшую роль в процессе увеличения вероятности проекта

2. Определите ВСЕХ стейкхолдеров

На кого может повлиять внедрение?
Какие у них ожидания и потребности?
Какой у них был предыдущий опыт?
Подготовленная информация поможет снизить степень сопротивления к изменениям.

3. Проведите Value Engineering

Четко сформулируйте выгоды от внедрения документооборота:

Экономические
Операционные
Технологические
Организационные
Коммуникационные

Критерии успеха защиты проекта

Расчет экономической эффективности
ECM-проекта

Экономическая эффективность любого проекта – это показатель соотношения экономического результата и затрат. Рассмотрим шаги, которые необходимо сделать для расчета экономической эффективности ECM-проекта.

Определить показатели эффективности

Как правило, основной эффект от внедрения документооборота – это рост производительности труда за счет экономии рабочего времени сотрудников и сокращение стоимости осуществления той или иной транзакции на предприятии. В качестве показателей эффективности вы можете использовать открытые источники, информацию от вендоров программных продуктов, истории успеха компаний сравнимых по размеру и виду деятельности, опыт консалтинговых компаний, которые уже внедряли аналогичные системы.

Обычно бенчмарки от вендоров представляют собой диапазон значений. Выбирая минимальный и максимальный значения, вы можете строить пессимистические и оптимистические прогнозы.

Рассчитать доход от автоматизации процессов

Следующий шаг - подготовка исходных данных, которые вам потребуются для расчета. В зависимости от выбранных показателей эффективности необходимо собрать исходные данные о текущем процессе.

Это могут быть:

Количество предприятий группы компаний
Средняя заработная плата, с учетом всех налогов и отчислений
Количество сотрудников в компании
Количество пользователей системы
Количество обрабатываемых документов в месяц
Прирост документов в год
Количество запросов на поиск документов в год
Длительность поиска одного документа в минутах
Средний объем документа
Текущие затраты на процесс

Суммировать все расходы за весь срок жизни проекта

При расчете стоимости ЕСМ проектов учитывается два компонента:

Стоимость создания - расходы, связанные с разработкой проекта, закупкой оборудования и лицензий, работой консультантов и другие затраты, которые необходимы для начала функционирования системы.
Стоимость функционирования – расходы, связанные с обслуживанием, ремонтом и модернизацией функционирующей системы, и так как вложения осуществляются периодически в течение всего жизненного цикла проекта, стоимость функционирования рассчитывается для какого-то периода времени.

Рассчитать финансовые показатели экономической эффективности проекта

Экономическая полезность рассматривается обычно как денежный эквивалент того, насколько изменились доходы/расходы предприятия в результате инвестирования в информационную систему.

Для финансовых показателей чаще всего применяются три основных метода определения инвестиций в ИТ: